Qué obliga el registro de jornada
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para imponer a todas las empresas la obligación de garantizar el registro diario de jornada de su plantilla. La obligación está en vigor desde mayo de 2019 y aplica con independencia del tamaño de la empresa o del sector.
El registro debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. No basta con el cómputo de horas pactado en contrato: hay que reflejar la jornada efectivamente realizada cada día.
La finalidad es doble: controlar la jornada ordinaria y, sobre todo, hacer visibles y verificables las horas extraordinarias, que deben quedar diferenciadas y abonadas o compensadas conforme a la ley.
- Aplica a TODAS las empresas, cualquiera que sea su tamaño.
- Debe registrarse hora de inicio y hora de fin de cada jornada diaria.
- Incluye al personal a tiempo completo y a tiempo parcial.
Cómo se organiza y cuánto se conserva
La forma concreta de llevar el registro puede pactarse por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a la representación legal de los trabajadores. Lo importante es que sea un sistema objetivo y fiable, no manipulable a posteriori.
Las empresas deben conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si la Inspección los requiere y no existen o no son fiables, la empresa queda en situación de incumplimiento.
Los sistemas en papel o las hojas de cálculo manuales son aceptables formalmente, pero resultan frágiles ante una inspección porque son fácilmente modificables. Los sistemas digitales con sello de tiempo y exportación aportan trazabilidad y reducen el riesgo.
- Conservación obligatoria: 4 años.
- Accesible para trabajadores, sus representantes y la Inspección.
- El sistema debe ser objetivo y fiable (no editable sin rastro).
Sanciones por no registrar la jornada
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que no permita acreditar la jornada efectiva, constituye una infracción grave en materia laboral. Las sanciones se gradúan en mínimo, medio y máximo y oscilan entre 751 € y 7.500 €.
Un punto que suele pasar desapercibido: la sanción se aplica por centro de trabajo, de modo que una empresa con varios centros incumplidores multiplica la exposición. Además, la ausencia de registro fiable dificulta defenderse en reclamaciones de horas extra, que sin prueba de jornada suelen resolverse en contra de la empresa.
Checklist para cumplir sin sobresaltos
El registro de jornada es de los incumplimientos más fáciles de detectar en una inspección porque se pide directamente. Conviene tenerlo resuelto con un sistema fiable:
- Implantar un sistema de fichaje con hora de entrada y salida por persona.
- Asegurar que el registro no se pueda alterar sin dejar rastro.
- Diferenciar y totalizar las horas extraordinarias.
- Conservar los registros un mínimo de 4 años.
- Tener un procedimiento para exportar el registro si lo pide la Inspección.
- Informar a la plantilla del sistema utilizado.